Mapeamento de Processos

Mapeamento do Processo

Processo = transformação!

... mas o que é um Processo?

Isto implica em três coisas:

1. O que será transformado: ENTRADA (inputs).
2. A transformação em si: PROCESSO.
3. O resultado da transformação: SAÍDA (outputs).

O que é um Gerenciar um Processo?

É o conjunto de pessoas, equipamentos, informações, energia, procedimentos e materiais relacionados por meio de atividades para produzir resultados específicos, baseados nas necessidades e desejos dos clientes.

Podemos subdividir um processo em

Macroprocessos:

P. ex.: Unidades de Negócios, filiais, etc...
Processos:

P.ex.: Oferta, Engenharia, Administração de Contrato, etc...  

     Sub Processos

     P. ex.: Recebimento do Pedido, Análise do Contrato, etc...
     

Objetivos de um Processo

A aplicação do gerenciamento do processo exige uma precisa identificação de “para que” e “porque” o processo existe.

Os objetivos/missão dos processos devem estar alinhados com os objetivos/missão da organização e deve existir complementaridade entre eles.

Como mapear um “processo” ?

Todo processo possui “entradas”:

• É tudo aquilo que se utiliza para a realização do processo e que é necessário para que haja a transformação.
• As entradas são os recursos transformados (materiais, informações, consumidores) e os recursos de transformação (instalação, pessoal).

Comunicação:

• É o meio pelo qual eu recebo essas entradas, e principalmente, como eu entendo as mesmas, adequados aos atributos.

Fornecedores:

• É o meio pelo qual eu recebo essas entradas, e principalmente, como eu entendo as mesmas, adequados aos atributos.

Responsabilidades / Autoridades

• Responsabilidades: as atividades que têm de desempenhar.
• Autoridades: o que as pessoas podem decidir autonomamente.
• Identificar os pontos de possíveis falhas com base nos atributos (entradas).

Descrever as “atividades”:

• É importante descrever em detalhes as atividades desenvolvidas no fluxo do processo.
• Complementa-se com outros documentos, importantes para o desenvolvimento da atividade, caso aplicável.

Toso processo possui ‘interfaces”, que:

• Descreve fluxo de atividades de áreas correlatas que estão inseridas no processo. Muitas não conformidades advém dessas áreas correlatas, que estão inseridas no meio do processo.

Todo processo tem “saídas”:

• As SAÍDAS são resultados do processo entregue ao cliente atendendo a seus requisitos.
• Elas destinam-se a determinados clientes (internos ou externos) e devem satisfazer seus requisitos.
• As SAÍDAS podem ser bens ou serviços.
• O processo deve estar orientado de modo a promover a total satisfação dos clientes.

Todo processo tem os seus “Requisitos”:

• Os REQUISITOS são tudo aquilo que o cliente espera da saída (bens ou serviços) do processo.
• O cliente pode ou não se manifestar explicitamente sobre seus requisitos.
• Mesmo no caso de necessidades implícitas, o cliente deve ser satisfeito.

Rastreabilidade:

• Capacidade de se conhecer o histórico, aplicação ou localização de um material, item, produto, serviço, processo ou atividade, dentro de limites previamente estabelecidos, por meio de identificação ou codificação registrada através de gravação ou outro meio consistente.

Identificação:

• É a capacidade conseguida por qualquer meio que permita distinguir um item ao longo da sua realização, desde a recepção ao produto final e entrega no destino especificado, se aplicável.

Monitoramento:

• Atividades de monitoramento e medição dos produtos devem ser identificadas em qualquer processo de realização e abranger todo o ciclo de realização (incluindo instalação quando aplicável), com o propósito de garantir o cumprimento dos requisitos do produto.

Documentos:

• Mapear todos os documentos correlatos ao processo (inclusive externos e de referência).

Registros:

• Mapear REGISTROS correlatos ao processo.

Matriz de Competência:

• Estabelecer MATRIZ DE COMPETÊNCIAS para todas as atividades desenvolvidas no mapeamento.
• A execução dessa matriz auxiliará a área de treinamento em sua programação.

 Processo – Medidas de desempenho

As MEDIDAS DE DESEMPENHO permitem fazer um diagnóstico da situação presente e prever a situação futura de um processo.

MEDIDAS DE DESEMPENHO são sinais vitais da Organização. Elas quantificam e qualificam o modo como as atividades ou “ouputs” de um processo atingem suas metas.

Os princípios da medição de desempenho são:

• As medidas devem estar alinhadas com as estratégicas e metas da empresa.
• Deve-se medir só o que é importante.

Dimensões do desempenho:

• Efetividade, estamos fazendo as coisas certas?
• Eficiência, estamos fazendo as coisas corretamente?
• Qualidade, nossos produtos e serviços estão adequados ao uso?
• Produtividade, valor agregado pelo processo dividido pelo valor do trabalho e capital consumidos.
• Qualidade de Vida. Ambiente e trabalho dos funcionários.

O que se deve medir?

• Medição de processos.
• Medição do produto.
• Satisfação do cliente.
• Outros.

Atributos da medida de desempenho devem:

• Refletir as necessidades dos clientes.
• Fornece uma base adequada para tomada de decisão.
• Ser compreensível e interpretada uniformemente.
• Ser mensurável.
• Ser economicamente viável.
• Refletir atributos das entradas.

Este material faz parte do nosso curso online EAD “Abordagem por Processos para a Norma ABNT BNR ISO 9001:2015”, quer aprender um pouco mais sobre “administração por processos”? Acesse a nossa plataforma de estudos online (EAD) disponível no site:

MRC - Treinamentos